Zoals Mark Rutte zei op de persconferentie van 6 mei mogen de musea per 1 juni weer open, mits bezoekers vooraf kaartjes kopen/reserveren, zodat musea kunnen sturen op anderhalve meter afstand. Hieronder tips voor reserveringsmethodes in coronatijd en wat daarbij komt kijken.

Bereken de maximale capaciteit van het museum

Allereerst is het belangrijk om uit te rekenen hoeveel personen tegelijk in het museum ‘mogen’. Reken uit hoeveel capaciteit je museum heeft volgens het protocol; 1 bezoeker of 1 gezelschap per 10 vierkante meter netto-vloeroppervlak.

Houd reserveringen bij op 1 plek

Het is belangrijk om de administratie van reserveringen centraal bij te houden in een document waar alle baliemedewerkers bij kunnen. Heeft je museum geen e-ticketsysteem, dan kun je bijvoorbeeld een Excel-sheet, een Google sheet of een papieren agenda gebruiken. Google Sheets heeft als voordeel dat je met meerdere mensen tegelijkertijd aan 1 overzicht kunt werken waardoor er niet meerdere versies van een inschrijfformulier ontstaan. Maak het document zo overzichtelijk mogelijk met daarin de reserveringen per dag en tijdslot. Zo heeft men zicht op de capaciteit en wordt het maximum niet overschreden.

Zet regels op de website en verwijs ernaar

Het protocol schrijft voor: ‘Zet de regels voor bezoekers ook op de website van het museum, in een pop-up scherm of op de homepage.’ Je kunt hiernaar verwijzen vanaf verschillende kanalen.

Waarom moet publiek vooraf reserveren?

Door gedoseerde toegang van publiek door vooraf te reserveren, is het mogelijk voor de GGD om contactonderzoek te doen als er bij een persoon een positieve testuitslag is. Door te reserveren voor een tijdslot weet de GGD op welke tijd deze persoon waar was en welke andere personen daar toen ook aanwezig waren. Volgens het protocol van de Museumvereniging is alleen reserveren verplicht. Betalen van die reservering mag vervolgens wél in het museum. Maar dan wel contactloos, dus met pin of smartphone.

Reserveringsmethodes

Het is in deze tijd niet de bedoeling om bij de balie van het museum te reserveren. Dit zou voor onnodige contactmomenten zorgen en de kans bestaat dan dat mensen gaan wachten in het museum. Gelukkig zijn er verschillende andere reserveringsmethodes:

E-ticketsysteem of online ticketverkoop

Heeft jouw museum een e-ticketsysteem? Dat is mooi. Want online reserveren én betalen zorgt voor de minste contactmomenten. Bezoekers kunnen (als het goed is) een tijdslot kiezen en online betalen. Laat betalers akkoord gaan met de regels voor bezoekers.

Heeft jouw museum nog geen e-ticketsysteem maar overweeg je er nu een aan te schaffen, dan heb je verschillende mogelijkheden:

• Global Ticket is de marktleider in online tickets voor musea. Uitgebreide mogelijkheden o.a. verkoop van tickets met tijdslots. Je betaalt per ticket een vast bedrag van €0,50.
• Xperit is een bekend softwarebedrijf met een online ticketingsysteem geschikt voor musea.
• Eijsink voorziet in een totaalplaatje van een kassasysteem, online ticketverkoop via website, scanners en koppelingen voor de museumkaart etc.
• Ticketcounter is een online ticketverkoop module die gekoppeld kan worden aan een bestaande kassa. Via een scanapp kunnen tickets gescand worden via je eigen smartphone.
• Van Plan – hier kan je nu ook tickets verkopen in tijdsloten.

Telefonisch reserveren

Voordeel van telefonisch reserveren is dat je direct kunt nagaan of er plek is op het gewenste bezoekmoment. En dus al dan niet direct de reservering kunt bevestigen. Nadeel: mensen kunnen niet ’s avonds vanaf de bank reserveren. Verwijs mensen naar de regels die online staan en laat ze hiermee akkoord gaan. Vertel ook dat betalen in het museum alleen met pin of telefoon kan.

Inschrijfformulier of e-mail/contactformulier

Een andere optie voor reserveren is een online inschrijfformulier. Vanuit het formulier kun je mensen wijzen op de regels die online staan en ze hiermee akkoord laten gaan. Vertel ook dat betalen in het museum alleen met pin of telefoon kan. Bijna elk CMS-systeem kent (plugins voor) goede inschrijfformulieren. Een handige tool voor tijdelijk gebruik is Google Forms. Je maakt er gemakkelijk formulieren mee en de tool genereert een Google Spreadsheet waarin automatisch de aanmeldingen worden gezet. Via een link op de website kunnen mensen dan een reservering maken voor een datum en tijdslot. Handmatig kun je er reserveringen via andere kanalen aan toevoegen. Zo kun je deze sheet als centrale administratie hanteren. Let op: stuur ook hierbij altijd een bevestiging of afwijzing van een reservering.

Alternatief voor het online inschrijfformulier is reserveren via e-mail of via een contactformulier op de website dat leidt naar een e-mailadres. Deze methode vraagt wat meer handwerk. Verwijs ook hier naar de regels die online staan, de betalingswijze in het museum (pin of telefoon) en zorg voor een bevestiging of afwijzing van de reservering.

Vergeet niet om je reserveringsmethode(s) via alle kanalen te communiceren naar je bezoekers.

foto: canva.com